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私人和公务信函概述1

发布时间:2016-03-17  编辑:查字典英语网小编

书信是日常生活中常用的文体,是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)两大类。值得注意的是,英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别,应特别加以区分。

英语书信通常包括下面几个组成部分:信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。

关于发信日期的写法,应注意以下几点:

①年份应完全写出,不能简写。

②月份要用英文名称,不要用数字代替。

③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短,不可缩写。

④写日期时,可用基数词1,2,3,4,5,28,29,30,31等,也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词,简单明了。

日期可有下列几种写法:

① Oct. 20, 2004

② 10 May., 2004

③ 3rd June, 2004

④ Sept. 16th, 2004

其中,①最为通用。

3.称呼(Salutation)

给外国人写英文信时,称呼用语要注意以下几点:

①对没有头衔的男性一般称呼 Mr. .Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前,不可只用在名字之前,例如对的称呼,应该是:Mr. 或 Mr. White, 不可是:Mr. Phil.若称呼多个男性,则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs. .对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼,例如:Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司。

②对女性一般称呼 Mrs., Madam 或 Miss.Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前,一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 没有复数形式。若称呼多个女性,则在姓名前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。 Miss 多用于未婚女子,此词可缩写为 Ms ,用于姓氏之前或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前。

③对收信人的称呼,也可用头衔或职位的名称,不分性别。例如 Professor (缩写为 Prof.),Doctor (缩写为 Dr.), General (缩写为 Gen.) .这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如 Prof. (Phil)White等。

④对外公函中对收信人的称呼,可用 Gentlemen (而不是 Gentleman),Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear, 后面也不能带姓名。用 Sirs 时,前面常用 Dear 一词,但也可单独用 Sir.若收信人是妇女,则无论已婚或未婚,都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames.

⑤对外国高级官员的称呼,如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等,可用(Dear)Sir, (Dear)Mr. Chairman,(Dear)Mr. Premier, (My dear)Mr. Ambassador,Your Excellency (复数为 Excellencies)。

⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主,可以 Sir 称呼,对女王、女皇和皇后等女性君主,可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性,其复数为 Your Majesties.

⑦对王室成员,如太子、王子、亲王和公主等,一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊称时,一般用 Your Highness (复数为 Highnesses)。

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